Costul total al unui angajat este suma tuturor cheltuielilor pe care firma le face pentru ca o persoană să lucreze pentru ea, nu doar salariul din contract. Pe lângă remunerație, apar contribuțiile și taxele datorate de angajator, beneficiile, echipamentele, spațiul de lucru, instrumentele, instruirea și timpul pe care îl dedică altcineva conducerii și coordonării sale.
Mulți fondatori compară suma pe care o „plătesc omului” cu ceea ce aduce acesta în vânzări și socotesc că e în regulă. Apoi, la sfârșitul anului, descoperă că marja s-a subțiat. Motivul este că bugetul a ignorat jumătate din cheltuieli. Un calcul complet te ajută să decizi dacă angajarea este momentul potrivit, o idee pe care o discutăm și în articolul despre angajarea primului om.
Ce intră în costul total
Categoriile diferă de la firmă la firmă, dar în general merită luate în calcul următoarele:
- salariul brut și orice componentă variabilă, precum prime sau comisioane;
- contribuțiile angajatorului, stabilite prin lege; valorile exacte și modul de calcul se verifică la contabil, pentru că pot fi modificate;
- concediile și zilele plătite fără prestație, care reduc timpul efectiv de lucru;
- beneficii: tichete, abonamente medicale, bonusuri, dacă le oferi;
- echipamente și licențe: calculator, telefon, programe, uniforme, unelte;
- spațiu și utilități: birou sau loc de lucru, consum, internet;
- recrutare și instruire: anunțuri, timp de interviu, perioada de acomodare;
- timpul de conducere: orele pe care tu sau un coleg le petreci coordonând persoana respectivă.
Timpul efectiv de lucru
O greșeală subtilă este să împarți costul la toate orele din lună. Nu toate sunt productive: există concedii, sărbători, ședințe, pauze și perioade de acomodare. Dacă o persoană lucrează efectiv 75% din timp pe proiecte facturabile, costul real al orei facturabile este mai mare decât cel al orei din contract. Vezi detaliile în calculul costului orei de muncă.
Un exemplu simplu
Imaginează-ți un asistent administrativ pentru care firma are un cost salarial lunar total, cu contribuții, de 6.000 de lei. La aceasta adaugi 400 de lei pentru echipamente și licențe amortizate lunar, 300 pentru spațiu și utilități, 200 pentru beneficii și 250 pentru recrutare și instruire distribuite pe un an. Total aproximativ 7.150 de lei pe lună, adică cu aproape 20% peste costul salarial.
| Componentă | Valoare lunară (exemplu) | Pondere |
|---|---|---|
| Cost salarial total (cu contribuții) | 6.000 lei | 84% |
| Echipamente și licențe | 400 lei | 5,6% |
| Spațiu și utilități | 300 lei | 4,2% |
| Beneficii | 200 lei | 2,8% |
| Recrutare și instruire | 250 lei | 3,5% |
| Total | 7.150 lei | 100% |
Cifrele sunt doar ilustrative; în firma ta valorile vor fi diferite, iar contribuțiile se confirmă cu un contabil.
Cum îl folosești în decizii
Costul total este un instrument de planificare, nu doar o cifră de raport. Îți spune, de exemplu, cât trebuie să producă o persoană pentru a se justifica. Dacă marja medie pe vânzare este mică, un vânzător nou trebuie să aducă un număr minim de comenzi doar ca să își acopere costul. Pentru comparație, vezi primul vânzător din echipă și pragul de rentabilitate.
El influențează și prețurile. Dacă oferi servicii bazate pe timp, tariful orar trebuie să acopere costul total al orei facturabile, plus cheltuielile generale și profitul. Pentru alegerea modelului, vezi prețul pe oră sau pe proiect.
Alternative la angajarea pe normă întreagă
Uneori costul total spune că nu este încă momentul. Ai atunci câteva variante: un colaborator pe proiect, un contract pe ore, o firmă specializată sau automatizarea unor sarcini. Fiecare are avantaje și riscuri, inclusiv juridice, iar pentru încadrarea corectă a relației de muncă este recomandat să te consulți cu un specialist în resurse umane sau dreptul muncii. Pentru discuția despre ce poți da altora, vezi externalizarea activităților.
Greșeli de evitat
Printre cele mai frecvente se numără ignorarea costurilor ascunse, compararea salariului net cu veniturile aduse, uitarea perioadei de acomodare, când omul costă dar încă nu produce la capacitate, și lipsa unei rezerve pentru situații neprevăzute. Include aceste elemente în bugetul lunar de costuri de la început.
Ce merită reținut despre costul total al unui angajat
- Costul total depășește cu mult salariul din contract.
- Include contribuții, echipamente, spațiu, beneficii, instruire și timp de conducere.
- Ora facturabilă costă mai mult decât ora din contract, din cauza timpului neproductiv.
- Calculul te ajută să stabilești ce trebuie să producă o persoană și ce prețuri practici.
- Contribuțiile și încadrarea se confirmă cu un specialist.
Întrebări frecvente
Cu cât costă un angajat mai mult decât salariul?
Depinde de firmă, dar diferența este de obicei semnificativă, pentru că adaugi contribuții, echipamente, spațiu și timpul de conducere. Calculează cu cifrele tale și cere contabilului valorile exacte ale contribuțiilor.
Trebuie să includ și timpul meu ca patron?
Da, dacă îți petreci ore constante coordonând angajatul. Chiar dacă nu apare pe fluturaș, timpul tău are valoare, mai ales când ai putea folosi acele ore pentru vânzări.
Cum calculez costul unei ore facturabile?
Împarți costul total lunar la orele efectiv lucrate pe proiecte facturabile, nu la toate orele din lună. Astfel obții un tarif minim sub care pierzi bani.
Merită un colaborator în loc de angajat?
Poate fi o soluție pentru sarcini ocazionale, dar costul pe oră poate fi mai mare, iar încadrarea trebuie făcută corect. Discută cu un specialist înainte să alegi forma.
Când este momentul să angajez?
Când ai un volum de muncă constant pe care nu îl mai poți acoperi singur și când calculul arată că veniturile suplimentare acoperă costul total. Nu angaja doar pentru că te simți încărcat în câteva luni aglomerate.
