Banii firmei și banii tăi: salariu, dividende, retrageri

Banii firmei și banii tăi sunt două lucruri diferite, chiar dacă firma este a ta și tu o conduci. Cel mai frecvent obicei care strică lichiditatea unei afaceri mici este retragerea de bani „când e nevoie", fără o regulă. O firmă care îți plătește o sumă previzibilă și constantă este mai ușor de gestionat decât una din care iei bani după dispoziție.

Separarea nu înseamnă doar ordine contabilă. Ea îți arată cât câștigă de fapt afacerea și cât consumi tu din ea. Mai jos vezi cum organizezi conturile, cum alegi între salariu și dividende, cum stabilești o sumă lunară și ce greșeli să eviți.

De ce amestecarea banilor strică cash-flow-ul?

Amestecarea banilor strică cash-flow-ul pentru că nu mai știi cât are firma disponibil și cât ai luat tu. Dacă plătești cheltuieli personale din contul firmei sau folosești banii personali pentru nevoi curente ale afacerii, evidența devine greu de urmărit, iar previziunea de bani nu mai corespunde realității.

Efectele se simt în mai multe locuri:

• nu mai poți calcula corect profitul real al firmei;
• contabilul are dificultăți în justificarea sumelor, iar controalele fiscale devin mai riscante;
• pierzi controlul asupra rezervei, fiindcă retragerile mari apar exact când nu trebuie;
• în discuțiile cu banca, o situație neclară reduce încrederea.

Ca regulă practică, o firmă are conturile ei, iar tu ai conturile tale. Orice transfer între ele are o justificare scrisă: salariu, dividende, împrumut al asociatului sau rambursare.

Salariu, dividende sau retrageri: cum se deosebesc?

Există mai multe moduri legale prin care un asociat sau administrator primește bani de la firmă, iar fiecare are alt efect asupra numerarului și a taxelor. Detaliile fiscale se schimbă în timp, așa că confirmă-le cu contabilul. Principiile generale sunt stabile.

Salariul: stabilitate în loc de surprize

Un salariu fix are avantajul că îl poți pune în previziune ca pe orice altă cheltuială recurentă. Alege o sumă pe care firma o poate plăti și în lunile slabe, chiar dacă este mai mică decât ai vrea. Poți mări suma când rezerva este constituită și trendul vânzărilor e stabil.

Dividendele: doar din profit real

Dividendele sunt partea din profit pe care asociații o iau în loc să o lase în firmă. Profitul contabil nu înseamnă automat bani disponibili, deoarece o parte poate fi blocată în stocuri și creanțe. Înainte să decizi o distribuire, verifică dacă după plată rămâne rezerva și poți plăti taxele curente.

Cum îți stabilești suma lunară pentru tine?

Suma lunară se stabilește pornind de la nevoile tale personale și de la capacitatea firmei, în această ordine de verificare. Procedura în patru pași te ajută să nu fixezi cifre arbitrare.

1. Calculează cheltuielile tale personale lunare minime: locuință, mâncare, rate, asigurări.
2. Calculează cât poate duce firma, uitându-te la media încasărilor nete din ultimele șase luni, după toate costurile și taxele.
3. Alege o sumă fixă între cele două, mai apropiată de capacitatea firmei dacă aceasta e mai mică.
4. Revizuiește suma o dată la trei sau șase luni, nu lună de lună.

Sfat: transferă suma pentru tine în aceeași zi a lunii, imediat după plata salariilor angajaților. Astfel te tratezi ca pe o cheltuială planificată, nu ca pe o rezervă din care iei ce a rămas.

Cum protejezi rezerva firmei de retrageri

Rezerva de numerar trebuie să aibă prioritate față de dividende. Dacă fiecare leu rămas la sfârșitul lunii pleacă către asociat, firma nu mai are cu ce să treacă peste o lună slabă. Stabilește o ordine fixă a destinațiilor banilor:

• mai întâi taxele și obligațiile curente;
• apoi rezerva, până la nivelul-țintă din ghidul despre rezerva de numerar;
• apoi reinvestirea, dacă firma crește;
• la urmă, dividendele.

Dacă ai nevoie de bani personali urgenți, e mai sigur un împrumut documentat de la firmă, cu rambursare, decât o retragere informală. Orice schemă de acest fel trebuie discutată cu contabilul.

Capcane frecvente la firmele conduse de proprietar

Câteva obiceiuri se repetă la multe afaceri mici și produc probleme pe termen lung.

• Plata cheltuielilor personale din contul firmei „pentru comoditate", care distruge evidența.
• Salariul pus la valori foarte mici, compensat cu retrageri neregulate.
• Dividende promise înainte de închiderea lunii, bazate pe o impresie despre profit.
• Banii personali puși în firmă fără act, care apoi nu mai pot fi recuperați corect.
• Lipsa unei sume pentru tine în previziune, care face ca golul să apară la prima lună slabă.

Pe de altă parte, un salariu prea mic din dorința de a „ajuta firma" poate să te descurajeze pe termen lung. O afacere sănătoasă îți plătește un venit decent, și acest lucru trebuie să apară în calculul tău de rentabilitate; vezi Pragul de rentabilitate: cum îl calculezi pas cu pas pentru a include și munca ta printre costuri.

Legătura cu planificarea generală a banilor

Retragerile tale intră în previziunea de bani ca orice altă plată. Dacă nu sunt trecute acolo, soldul estimat va fi prea optimist. Vezi cum se construiește tabelul în Previziunea de cash-flow: tabelul pe 13 săptămâni explicat și cum se leagă totul în Cash-flow-ul unei afaceri mici: ghid complet de gestionare. Dacă firma ajunge într-o lună foarte grea, plata ta ar trebui să fie printre primele reduse, nu printre ultimele, conform logicii din Prioritizarea plăților firmei într-o lună cu bani puțini.