Creditul comercial este înțelegerea prin care livrezi marfa sau prestezi serviciul astăzi, iar clientul plătește peste o perioadă stabilită, de pildă 15, 30 sau 60 de zile. Din punct de vedere contabil vorbim de o creanță, dar din punctul de vedere al firmei tale este un împrumut fără dobândă pe care îl acorzi cumpărătorului. Cât timp factura nu este încasată, banii tăi lucrează în afacerea altcuiva.
Mulți antreprenori acordă termen din reflex, pentru că „așa se practică în piață” sau pentru că le este teamă să nu piardă comanda. Problema apare când termenele se lungesc, iar firma trebuie să plătească salarii și furnizori înainte să vadă banii de la clienți. Despre această capcană am vorbit și în diferența dintre profit și cash-flow: o vânzare neîncasată nu plătește nicio factură.
De ce acorzi termen de plată
Există motive întemeiate. În relațiile B2B, plata la termen este adesea norma, iar un client mare nu va accepta să plătească în avans pentru fiecare comandă. Un termen rezonabil poate fi și un argument comercial, mai ales când concurența oferă același preț. Totuși, trebuie să știi că îl cumperi, nu îl primești gratis.
Costul unui termen se poate estima simplu. Dacă ai nevoie de bani și ai putea ține o linie de credit, fiecare zi de întârziere în încasare are un cost de finanțare. Chiar dacă nu iei un credit, banii blocați în facturi nu pot fi folosiți pentru stocuri sau pentru oportunități. De aceea ai nevoie de o regulă, nu de decizii luate pe moment.
Cum alegi clienții cărora le acorzi credit
Nu toți clienții merită același tratament. Înainte de prima livrare pe termen, merită să parcurgi câteva verificări simple:
- vechimea firmei și domeniul ei de activitate;
- istoricul de plată cu tine, dacă există deja comenzi anterioare;
- referințe de la alți furnizori, obținute politicos, direct de la persoanele de contact;
- mărimea comenzii în raport cu cifra ta de afaceri, pentru a nu depinde de o singură plată;
- informațiile publice disponibile despre firmă, de exemplu dacă are litigii sau datorii mari raportate.
La clienții noi începe prudent: prima comandă cu plata în avans sau cu un avans parțial, apoi creditul crește treptat pe măsură ce clientul își dovedește seriozitatea. Dacă tema avansurilor te interesează, citește cum ceri și cum structurezi avansurile.
Limita de credit
Limita de credit este suma maximă pe care o poți avea neîncasată de la un client la un moment dat. Un punct de pornire practic este să nu depășești ceea ce ai putea pierde fără ca firma să intre în dificultate. Dacă o singură neplată te-ar bloca, limita este prea mare.
| Tip de client | Termen orientativ | Limită de credit | Condiție |
|---|---|---|---|
| Client nou | Avans sau 7-15 zile | Mică | Prima comandă verificată |
| Client cu 3-6 luni de istoric bun | 15-30 zile | Medie | Plăți la timp |
| Client vechi, fără întârzieri | 30 zile | Mai mare | Revizuire periodică |
| Client cu întârzieri repetate | Doar avans | Zero | Reluare după achitarea restanțelor |
Cifrele din tabel sunt orientative; fiecare domeniu are propriile obiceiuri, iar tu trebuie să le adaptezi la marja și la lichiditatea ta.
Ce scrii în contract și în factură
Termenul de plată și consecințele întârzierii trebuie să fie clare încă de la început, nu să apară după scadență. Include în ofertă sau în contract data la care expiră termenul, modul de plată și dobânda sau penalitatea pentru întârziere, în limitele pe care le permite legea. Pentru formulările exacte este util să te consulți cu un jurist, mai ales dacă lucrezi cu sume mari.
Pe factură, scrie vizibil data scadenței, nu doar „30 de zile”. Cu cât mai puțin loc de interpretare, cu atât mai puține discuții ulterioare. O ofertă bine redactată ajută și ea; vezi cum scrii oferta comercială astfel încât condițiile de plată să fie parte din ea.
Urmărirea scadențelor
Un credit acordat și uitat este cea mai scumpă formă de optimism. Stabilește un ritual săptămânal: ia lista facturilor emise, vezi ce scade în următoarele zile și trimite un memento politicos cu câteva zile înainte de scadență. Pentru facturile depășite, aplici o scară clară: prima reamintire prin e-mail, apoi un telefon, apoi o notificare scrisă.
Un instrument util este raportul de vechime a creanțelor, care grupează facturile după zilele de întârziere. Detaliile le găsești în articolul despre raportul de vechime a creanțelor, iar pașii de recuperare sunt explicați în ghidul despre facturile restante.
Când oprești livrările
Cea mai eficientă pârghie este simplă: nu mai livrezi unui client care are facturi scadente neachitate. Anunță regula din timp, nu ca pe o amenințare, ci ca pe o procedură a firmei. Mulți clienți plătesc imediat ce înțeleg că următoarea comandă depinde de asta.
Cum îți protejezi lichiditatea
Pe lângă selecția clienților, poți reduce riscul în mai multe feluri:
- eșalonezi livrările mari, astfel încât fiecare tranșă să fie plătită înainte de următoarea;
- ceri avans pentru comenzile personalizate, care nu pot fi revândute altcuiva;
- negociezi cu furnizorii termene cel puțin egale cu cele pe care le dai clienților (vezi echilibrul dintre termenele clienților și ale furnizorilor);
- ții sub observație concentrarea: dacă un singur client are o pondere mare în creanțe, riscul crește, iar dependența de un client mare merită tratată separat;
- discuți cu un specialist despre asigurarea creanțelor sau despre alte soluții, dacă volumul o justifică.
Ce merită reținut despre creditul comercial
- Termenul de plată este un împrumut acordat clientului, cu un cost real pentru firma ta.
- Clienții noi încep cu avans sau cu termen scurt, iar creditul crește după ce își dovedesc seriozitatea.
- Limita de credit se stabilește în funcție de ce poți pierde fără să intri în dificultate.
- Condițiile de plată se scriu clar în ofertă, contract și pe factură.
- Urmărești scadențele săptămânal și oprești livrările când apar restanțe.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu să acord termen de plată?
Nu. Este o decizie comercială, iar fiecare firmă își stabilește politica. Într-un mod de lucru cu plata la livrare sau în avans nu apar creanțe, dar poți pierde clienți care se așteaptă la termen. De obicei, soluția este una intermediară, cu termene scurte pentru cei noi.
Ce termen este potrivit pentru o afacere mică?
Depinde de domeniu, de marjă și de felul în care îți plătești tu furnizorii. Un reper practic este să nu acorzi clienților un termen mai lung decât primești tu de la furnizori. Dacă diferența este mare, finanțezi din buzunarul firmei activitatea celorlalți.
Pot cere dobândă pentru plățile întârziate?
Legea permite, în anumite condiții, penalități sau dobânzi pentru întârziere, dar ele trebuie să fie prevăzute și rezonabile. Pentru formulări și sume exacte este indicat să consulți un jurist sau un consultant fiscal, deoarece regulile pot diferi în funcție de tipul contractului.
Ce fac dacă un client bun întârzie o dată?
Începe cu o discuție, nu cu o sancțiune. Află motivul și cere o dată concretă de plată, notată în scris. Dacă întârzierea se repetă, schimbă condițiile: termen mai scurt, avans sau livrare doar după încasare.
Cum aflu cât mă costă termenele acordate?
Calculează media de zile în care încasezi facturile și înmulțește cu valoarea vânzărilor zilnice pe credit. Obții suma imobilizată în creanțe. Apoi compară cu costul unui credit bancar pentru aceeași sumă și vei vedea ce preț plătești pentru fiecare termen.
