Raportul de vechime a creanțelor: cum îl faci și îl citești

Raportul de vechime a creanțelor este un tabel care împarte facturile neîncasate în funcție de cât timp au trecut de scadență: nu au ajuns încă la termen, au întârziat până în treizeci de zile, între treizeci și șaizeci și așa mai departe. Este printre cele mai utile instrumente de control al banilor, pentru că îți arată imediat unde se blochează încasările și care clienți merită sunați azi.

În engleză i se spune „aging report" sau „accounts receivable aging". Nu ai nevoie de un program special pentru el: o foaie de calcul cu lista facturilor deschise și o formulă pentru zilele de întârziere sunt suficiente. Mai jos vezi cum îl construiești, cum citești intervalele și ce acțiuni urmează.

De ce contează vechimea unei creanțe?

Vechimea contează pentru că probabilitatea de încasare scade pe măsură ce factura îmbătrânește. O factură întârziată cu două săptămâni se rezolvă de obicei printr-un telefon. Una întârziată de șase luni a devenit, de multe ori, o problemă de recuperare, iar clientul poate avea deja alte priorități sau dificultăți.

Raportul mai are un rol: transformă o senzație vagă („clienții plătesc cam greu") într-o imagine clară. Poate dovedi că toată întârzierea vine de la doi clienți, nu de la toți, ceea ce schimbă complet soluția. Pentru legătura dintre creanțe și bani blocați, vezi și Profit vs. cash-flow: de ce o firmă profitabilă nu are bani, iar pentru cadrul general Cash-flow-ul unei afaceri mici: ghid complet de gestionare.

Cum construiești raportul în foaia de calcul?

Raportul se construiește dintr-o listă simplă a facturilor emise și neîncasate. Pașii sunt aceiași indiferent de programul pe care îl folosești.

1. Exportă sau scrie lista facturilor deschise, cu număr, client, dată emisă, dată scadentă și sumă rămasă de plată.
2. Adaugă o coloană „zile de întârziere": data de azi minus data scadenței.
3. Adaugă o coloană „interval", cu o formulă care încadrează fiecare factură într-o categorie.
4. Fă un tabel centralizator pe client și interval, cu totalurile.

Intervalele de folosit

Intervalele standard sunt suficiente pentru majoritatea firmelor mici. Le poți ajusta dacă termenele tale obișnuite sunt foarte scurte sau foarte lungi.

Cum citești un exemplu concret?

Imaginează-ți o firmă mică de instalații cu 180.000 de lei de încasat, repartizați ipotetic astfel.

Doar 55.000 din cei 180.000 de lei sunt în termen. Clientul D, cu 50.000 de lei peste nouăzeci de zile, cere o intervenție imediată. Clientul C se află în zona în care o discuție serioasă mai poate evita escaladarea. Clientul B nu este o problemă: o reamintire e de ajuns.

Ce indicatori scoți din raport

Din raport poți deriva câteva cifre simple care te ajută la decizii, nu doar la liste de sunat.

• Procentul scadent: ce parte din creanțe a depășit scadența. În exemplul de mai sus este peste 69%.
• Concentrarea: cât din restanțe vine de la primii doi clienți, un risc pe care îl discută Dependența de un client mare: riscuri și cum o reduci.
• Vechimea medie: media ponderată a zilelor de întârziere, care urmărită lunar arată dacă situația se îmbunătățește.
• Zilele de încasare (DSO): cât durează, în medie, până încasezi o factură. Detaliile sunt în Ciclul de conversie a numerarului: calcul și interpretare.

Ce faci cu raportul, săptămână de săptămână

Raportul are valoare doar dacă duce la acțiuni regulate. Cea mai simplă rutină este una de zece minute, în aceeași zi a săptămânii.

Prima dată, sortează lista după intervalele cele mai vechi. Apoi stabilește pentru fiecare client un pas clar: cine sună, cu ce propunere și până când. Notează răspunsul în foaie, la fel ca într-un mic jurnal, pentru că promisiunile de plată fără dată se uită repede. Metodele de abordare, de la reamintire la plan de plată, sunt detaliate în Facturile restante: cum încasezi mai repede de la clienți.

Sfat: trimite reamintirea cu o zi înainte de scadență, nu după. Mulți clienți plătesc la timp doar pentru că au fost întrebați.

Politica de credit, lăsată în scris

Raportul scoate la iveală și o problemă de fond: poate acorzi credit clienților care nu o merită. Notează reguli simple: limită de credit pe client, oprirea livrărilor peste o anumită restanță, avans obligatoriu pentru clienții noi. Pentru ultima idee, vezi Avansurile de la clienți: când le ceri și cum le structurezi.

Greșeli frecvente la urmărirea creanțelor

Cele mai multe erori vin din lipsa regularității. Raportul făcut o dată pe trimestru nu mai e o unealtă de control, ci o autopsie.

• Nu actualizezi plățile primite, așa că suma datorată apare umflată.
• Amesteci data facturii cu data scadenței și calculezi întârzierea greșit.
• Ignori sumele mici, deși mai mulți clienți cu sume mici pot însuma mult.
• Nu conectezi raportul cu previziunea de bani, deși el alimentează direct rândul de încasări din Previziunea de cash-flow: tabelul pe 13 săptămâni explicat.